2 godziny przygotowań, i prawie 100% frekwencji. Case Study Bee Talents

W maju usiedliśmy z Maciejem Mazurkiem, CEO Bee Talents, do rozmowy o ich pierwszym wyzwaniu sportowym w Activy. Bee Talents to 18-osobowa firma z branży HR Tech z siedzibą w Poznaniu. Ich wyzwanie wystartowało jako miesięczny pilotaż w Activy Lite. A po jego zakończeniu zespół zdecydował się na przedłużenie współpracy, wykupując roczny dostęp do platformy.

W tym artykule przeczytasz najciekawsze fragmenty naszej rozmowy. A jeśli rozważasz organizację wyzwania sportowego w swojej organizacji, znajdziesz tu wskazówki dotyczące tego kiedy wystartować i jak prowadzić komunikację, aby zaangażować cały zespół!

Frekwencja: 100% minus jedna osoba

Zacznijmy od liczby, która powiedziała mi najwięcej. Z 18 osób w wyzwaniu wzięli udział wszyscy oprócz jednej osoby, która co ciekawe, uprawia sport regularnie.

Skąd taki wynik? A stąd, że Maciej zrobił rzecz, której większość firm nie robi. Nie potraktował tego pilotażu testowo, z nastawieniem “wysłania komunikat i jakoś to będzie". Zaplanował go tak, jak planuje się każdą zmianę organizacyjną.

Zróbmy dwa kroki wstecz

To nie było pierwsze sportowe wyzwanie w Bee Talents. Wcześniej próbowali już formatu: Strava plus Slack plus tabelki w Excelu. Maciej był w nich uczestnikiem, nie organizatorem, ale dobrze pamięta, co w tym rozwiązaniu blało go najbardziej.

Po pierwsze, liczenie punktów. Strava daje czas i kilometry. W challenge'u firmowym ktoś biega 5 km w 30 min, a ktoś inny pokonuje ten sam dystans spacerem przez 3 godziny. Według zasad wszystko fair, ale "gdzieś tam w głębi serca mnie to bolało, że nie mieliśmy sprawiedliwej punktacji, tylko wyniki na podstawie czasu aktywności", mówi Maciej. W Activy aktywności mają swoją punktację, więc tej dyskusji nie ma.

Po drugie, brak limitu punktowego. W ich poprzednich wyzwaniach jeden weekend w górach sprawiał, że reszta zespołu nie miała szans na podium. Te godziny aktywności w górach, sprawiały że nie było szans aby dogonić konkurencję. Activy ma dzienny limit i wynagradza za regularność, tutaj nie wynagradzamy pojedynczej intensywnej aktywności tylko regularny ruch i wszyscy mają szanse na wygraną,

Po trzecie, support. Strava nie pomaga w organizacji firmowych wyzwań, bo nie jest do tego zaprojektowana. Ludzie wracali z pytaniami do organizatora firmowego, co dokładać pracy na co dzień. W Activy możemy te wszystkie pytania odesłać do zespołu wsparcia, który na bieżąco odpowiada na zapytania pracowników.

Start na integracji w Toskanii

Do startu akcji z Activy Maciej podszedł strategicznie. Pierwsze dni wyzwania przypadły na czas firmowego wyjazdu integracyjnego do Toskanii. To nie był zbieg okoliczności. To był plan.

Maciej tłumaczy to tak: wprowadzenie programu, który ma kogoś zaangażować, jest zmianą organizacyjną. Założenie, że uda się zainicjować jakąkolwiek zmianę przez wysłanie jednego maila, jest "bardzo optymistyczne".

“Jeśli inwestujemy w jakiś software lub wdrażamy jakieś narzędzie, to nie zostawiajmy sukcesu wdrożenia szczęściu.” - Mówi to delikatnie i eufemistycznie.

Powołuje się na badania o postanowieniach noworocznych. Wynika z nich, że postanowienia podjęte w "ważnym momencie" (Nowy Rok, urodziny, początek kwartału, integracja firmowa) realizują się częściej niż te robione "ot, w środę". Ten sam mechanizm działa przy firmowych wyzwaniach sportowych.

W Bee Talents kilka rzeczy zagrało razem:

• kilka osób w firmie, z Maciejem na czele, sport uprawia regularnie, więc na firmowy wyjazd zabrali ze sobą “ambasadorów” sportu

“Lider, który się nie angażuje, to nie jest liderem. Lider zmiany musi być zaangażowany w zmianę."

• wyzwanie wystartowało dosłownie na miejscu, w Toskanii, więc aplikację pobierali razem podczas odprawy już na miejscu integracji
• ciężko było się wyłamać, bo od czasu wyjazdu już każdy o tym mówił - ludzie zarażali się nawzajem

W efekcie nawet zwiedzanie zamieniało się w dorzucanie kilometrów do drużynowego wyniku.

Ile czasu to naprawdę zajmuje

To pytanie pada przy każdym demo. Jest to w 100% zrozumiałe, w końcu nikt nie chce płacić za narzędzie, które zamiast usprawniać organizację - przysparza więcej pracy. W Bee Talents liczby wyglądają tak:

• Setup wyzwania: ~2 godziny. Maciej musiał poznać apkę, przygotować spersonalizowaną komunikację (logo "sportowych pszczół" zamiast Activy), przetestować jak liczą się punkty.
• Prowadzenie w trakcie miesiąca: ~30 minut tygodniowo. Maciej dorzucał ręcznie punkty za zdjęcia, robił krótkie podsumowania na Slacku oraz przygotował prezentację z wynikami.
• Łącznie razem z całą komunikacją: w okolicach 4-5 godzin przez cały miesięczny pilotaż. Plus czas na aktywności, ale tego nie liczymy jako pracy.

I tu ważne zastrzeżenie. Maciej sam mówi, że gdyby tych podsumowań nie robił, "wyzwanie i tak by się potoczyło samo". Robił je dlatego, że sprawiało mu to przyjemność, nie dlatego, że apka tego wymagała. To samo z komunikacją. Nie chcesz jej personalizować? Nie ma sprawy, możesz skorzystać z gotowych szablonów. “I to właśnie najlepsze, że Activy daje Ci pełną elastyczność!” dodaje Maciej.

Bonus za regularność, limit punktowy i ludzie

Trzy mechanizmy w Activy okazały się dla Macieja kluczowe.

Bonus za regularność zmienia logikę gry. Nie wygrywa ten, kto jednorazowo zrobi długi trening, np. 8h chodzenia po górach. Wygrywa ten, kto regularnie buduje sobie nawyk aktywności - wychodzi na spacer, ćwiczy jogę, czy wybiera rower zamiast autobusu do pracy.

W Bee Talents trzecie miejsce zgarnęła Ewelina. Nie biegała, nie jeździła na rowerze. Chodziła. Codziennie, na długie spacery z psem. "Zgarnęła wszystkie striki za regularność, i to nie były spacerki na 500 metrów", mówi Maciej. To pokazuje pracownikom, że nie muszą być sportowcami, żeby być częścią wyzwania.

Limit punktowy chroni rywalizację w zróżnicowanym zespole. Maciej trenował wtedy intensywnie do triathlonu, i tylko dzięki temu, że dzienna ilość punktów była ograniczona nie wyprzedził wszystkich w rankingu. Ostatecznie pilotażową edycję wyzwania wygrała Maria, która ostatniego dnia dorzuciłą aktywności o 23:00 po konferencyjnym after party, tym samym wskakując na 1 miejsce w rankingu generalnym.

Tablica społecznościowa to strzał w 10! Po starcie wyzwania wszyscy zaczęli o tym mówić i umawiać się na wspólne treningi.

"Bieganie jest nudne. Ale jak jest z kim o tym pogadać, jak można wrócić z treningu i pochwalić się, to mega motywuje. Ja nie wiem, czy zrobiłbym swój pierwszy triathlon, gdyby Maria się też nie zapisała." - mówi Maciej

3 rzeczy do zrobienia przed startem

Pod koniec rozmowy zapytaliśmy o praktyczne wskazówki. Co Maciek radzi zrobić, jeśli macie pomysł na wyzwanie, ale nie wiecie od czego zacząć.

1. Znajdź realny moment. Nowy kwartał, integracja firmowa, początek lata, sezon kolarski. Cokolwiek, co i tak się w firmie wydarzy. Wyzwanie odpalone "ot tak, we wtorek", ma znacznie mniejsze szanse.

2. Pogadaj z nami. Umów krótkie spotkanie z Activy zanim odpalisz pilotaż. Zwłaszcza jeśli masz konkretne pytania o komunikację, customizację albo zasady punktowania. To 30 minut, które zaoszczędzi Ci dużo wymyślania na własną rękę.

3. Zacznij budować świadomość w zespole zanim wyzwanie wystartuje na dobre. Zrób wewnętrzny marketing. Wspomnij o nadchodzacym wyzwaniu na all-handsach. Dawaj sygnały, że coś się szykuje. Twórz napięcie, opowiadaj jak to będzie wyglądało, zanim cokolwiek jeszcze powstanie. Dzięki temu w dniu startu ludzie nie będą zaskoczeni, a wręcz przeciwnie - już będa wyczekiwac szczegółów akcji!

Podoba Ci się ta historia i chcesz zorganizować sportowe wyzwanie w firmie?

Activy działa zarówno z 15-osobowymi zespołami, jak i z firmami 1000+. Jeśli chcesz zorganizować sportowe wyzwanie w swojej organizacji, umów demo już dziś: https://activy.app/pl/demo